ViMaSys
ViMaSys, une application de gestion et d’archivage des visites pour garder une traçabilité des mouvements dans votre structure et vous offrir des moyens d’analyser ces données.
Guide de Démarrage Rapide de ViMaSys – Logiciel Bureautique de Gestion des Visites
Bienvenue dans ViMaSys ! Pour garantir une expérience fluide, suivez attentivement ces étapes initiales.
Suivez ces étapes simples pour commencer à utiliser ViMaSys dès maintenant.
Système d’exploitation : Windows
Étape 1 : Installation et Lancement
Téléchargement et Installation : Assurez-vous d’avoir téléchargé et décompresser le dossier « Vimasys-setup » et installé ViMaSys.exe sur votre ordinateur conformément aux instructions fournies.
Lancement du Logiciel : Ouvrez ViMaSys en double-cliquant sur l’icône du bureau ou en accédant au menu des applications de votre système d’exploitation.
Mise en route de ViMaSys- Première Utilisation
- Identification Initiale
Après avoir installé le logiciel, ouvrez-le et utilisez les identifiants suivants pour la fenêtre « Identifiez-vous » :
– Identifiant : admin
– Mot de passe : admin
Ces informations vous permettront d’accéder à l’interface principale.
- Paramétrage de la Structure
Cliquez sur le bouton et sur la fenêtre qui s’affiche :
Étape 1 : Renseignement des Sections ou Départements
Aller sur le bouton « SECTION -DEPARTEMENTS » et renseigner les détails de chaque section ou département au sein de votre structure.
Puis renseigner tous les postes qui sont pourvus dans votre structure. Pas besoin d’enregistrer le même poste deux fois. Exemple : Secrétaire peut exister dans la section comptabilité comme dans la section Informatique.
- Enregistrement du Personnel
Ajout des Membres du Personnel
Dirigez-vous vers la section « IDENTIFIANTS DU PERSONNEL » et enregistrez les données de chaque membre (nom, prénom, section, poste, etc.).
Ajout des objets de visites
Dans le champ objet de visite, renseigner et ajouter chaque objet de visite dans votre structure (Professionnelle, Privée, etc.)
- Création des Comptes Utilisateurs
Aller la commande « CREATION DE COMPTES »
Étape 1 : Profils Utilisateurs
Identifiez les quatre profils utilisateur disponibles et déterminez les privilèges associés à chacun.
Admin : Peut enregistrer les sections, le personnel, les objets de visite, créer les comptes utilisateurs et exporter les données de connexion.
Chef com ou RH : Dispose de tous les privilèges sauf la création de comptes utilisateurs. Il peut être le Responsable des Ressources Humaines, de la communication ou de la Sécurité
Agent : Possède les privilèges d’enregistrement des visites, des demandes de visites, de l’enregistrement du personnel et des sections. C’est le profil de celui ou celle qui enregistrera les visites
Autre : Peut uniquement consulter les tableaux des visiteurs du jour. Il peut être un agent du service
Étape 2 : Création de Compte Admin
Il est essentiel de créer un compte utilisateur avec le profil « Admin » lors de la première utilisation. Notez qu’un personnel peut avoir plusieurs comptes avec des profils différents.